9 เทคนิค ‘ประชุมออนไลน์’ ให้เปี่ยมประสิทธิภาพ

โควิด 19 ทำให้ ‘ประชุมออนไลน์’ หรือการประชุมทางไกล กลายเป็นอีกส่วนหนึ่งในชีวิตการทำงานของใครหลายคนในปัจจุบัน เพราะต้องหันมา Work From Home เพื่อลดความเสี่ยงในการติดเชื้อไวรัส จึงเกิดคำถามที่ว่า จะทำอย่างไรให้การประชุมผ่านระบบ VDO Conference เกิดประสิทธิภาพเหมือนการประชุมที่ทุกคนนั่งพร้อมหน้าพร้อมตากันในที่ทำงาน

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

1. อีเมลแจ้งล่วงหน้าให้เห็นภาพรวมการประชุม

การเตรียมตัวเป็นสิ่งสำคัญที่ควรทำก่อนประชุม แม้เราจะเป็นตัวหลักของการประชุมหรือไม่ก็ตาม แต่หากเราเป็นตัวหลักของการประชุมครั้งนี้ ก่อนที่จะประชุมเราควรส่ง Agenda การประชุมไปล่วงหน้าก่อนทางอีเมล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้อีกฝ่ายมีการเตรียมตัว โดยที่ใน Agenda ควรจะต้องระบุถึงวัตถุประสงค์ในการประชุม วาระการประชุม สมาชิกที่เข้าร่วม และเอกสารอะไรบ้างที่จะต้องใช้ในการประชุม

2. เลือกโปรแกรมประชุมที่ใช้ง่าย

ความสำคัญอันดับต้นๆ ของการประชุมทางไกลเลย ก็คือโปรแกรมที่ใช้ในการประชุมงาน ซึ่งปัจจุบันมีโปรแกรมฟรีที่มีประสิทธิภาพและสามารถใช้งานได้ง่าย ให้เลือกใช้กันอย่างมากมาย เช่น โปรเเกรม Zoom หรือโปรแกรม Skype เป็นต้น

3. เลือกสถานที่การประชุมให้เหมาะสม

การเลือกสถานที่ในการใช้ประชุมงานนั้น ก็ควรเลือกสถานที่ๆ มีแสงสว่างอย่างเพียงพอ มีสัญญาณอินเทอร์เน็ตที่ดี ไม่มีเสียงใดๆ รบกวน เพื่อลดปัญหาที่อาจเกิดจากการสื่อสารในขณะประชุม

4. ตรงต่อเวลา เริ่มและจบการประชุมให้ตรงเวลา

เชื่อหรือไม่ว่า มีหลายๆ การประชุมต้องเริ่มต้นสายไปราวๆ 8 นาที นอกจากนี้ยังต้องพบกับเรื่องที่ให้เขวออกจากการเริ่มประชุม ทำให้เสียเวลาไปอีก 1-10 นาที รวมถึงคนที่รออยู่ในการประชุมเกิดความเบื่อหน่ายได้ เมื่อเริ่มหลุุดหัวข้อการประชุมไปแล้ว คุณอาจต้องเสียเวลาไปเกือบ 20 นาทีเพื่อให้กลับมายังจุดเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง

ดังนั้นคุณควรทักทายเมื่อมีใครเข้ามาในการประชุม ไม่ต้องรอให้ครบทุกคน คุณอาจให้รางวัลแก่ผู้ที่เข้าตรงเวลาและใช้ประโยชน์ดังกล่าวเริ่มต้นการประชุม เวลาที่เหมาะสมในการประชุมคือ 10-18 นาที เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ดีมากที่สุด ทำให้ผู้ที่เข้าประชุมตรงต่อเวลา เห็นความสำคัญต่อลำดับของงานที่มี ช่วยให้เกิดความสนใจในการประชุม

5. พูดให้ชัดเจนและเลี่ยงการพูดรวบคำ

แม้ปัจจุบันเราสามารถติดต่อสื่อสารกันโดยเห็นสีหน้าและท่าทางของแต่ละฝ่ายได้แล้ว แต่เสียงที่เบาเกินไปหรือเสียงที่ขาดหายไปบางส่วน ก็อาจส่งผลให้เกิดปัญหาในการประชุมได้ เพราะฉะนั้นพยายามพูดให้ช้าลง เน้นคำให้ชัด และทุกครั้งที่พูดเสร็จโดยเฉพาะเรื่องที่ค่อนข้างซับซ้อนอาจปิดท้ายประโยคด้วยว่า “มีตรงไหนไม่เข้าใจบ้างไหม” เพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน ก่อนที่จะไปต่อในเรื่องถัดไป

6. สังเกตผู้เข้าร่วมประชุมอยู่เสมอ

การประชุมออนไลน์จำเป็นต้องให้ความสนใจกับผู้เข้าร่วมประชุมมากกว่าการประชุมแบบปกติ โดยเฉพาะเมื่อมีผู้เข้าร่วมประชุมจำนวนมากจนไม่สามารถสังเกตผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้จากหน้าจอคอมพิวเตอร์ เช่น การจดบันทึกว่าผู้เข้าร่วมประชุมคนไหนพูดเรื่องอะไรบ้าง พูดเมื่อไหร่ และใครยังไม่เคยพูดบ้าง ซึ่งคนที่ยังไม่เคยพูดอะไร คุณควรมีการเรียกชื่อเพื่อสอบถามความคิดเห็น เพราะบางครั้งเขาอาจอยากพูด แต่จำนวนคนที่มากเกินไปจนไม่กล้าแสดงความคิดเห็น

7. เตรียมคำตอบสำหรับคำถามต่างๆ

นอกจากหัวข้อคำถามต่างๆ แล้ว ตัวของคนทำงานเองก็ควรเตรียมคำตอบที่จะใช้ตอบคำถามต่างๆ เอาไว้ เมื่อถูกถามคำถามเหล่านั้น ก็จะสามารถตอบและมีคำอธิบายได้อย่างมืออาชีพ

8. บรรยากาศรอบด้านอาจรบกวนการประชุมได้

มีเสียงรบกวนมากมายที่จะทำให้ไม่มีสมาธิเท่าที่ควรและไปรบกวนคนอื่นได้เช่นกัน ซึ่งจะเป็นอุปสรรคในการคุยแน่นอน แต่หากไม่สามารถหาที่เงียบสงบได้ก็ควรจะอธิบายให้บุคคลอื่นทราบก่อน และเวลาที่เรายังไม่ได้พูดให้กดปิดไมค์ตัวเองทุกครั้ง อย่าลืมว่าการประชุมออนไลน์หรือทางโทรศัพท์อาจมีผู้เข้าร่วมจากหลายที่ เพราะฉะนั้นต้องระวังอย่าปล่อยให้เสียงของเราเองรบกวนการสนทนาของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น

9. สรุปข้อมูลการประชุมทุกครั้ง

หากไม่อยากเสียเวลาการประชุมไปโดยเปล่าประโยชน์ ก่อนที่จะวางสายกันไปเพื่อให้ทีมเข้าใจตรงกัน เห็นเป้าหมายเดียวกัน และไม่พลาดสิ่งที่ต้องทำ ควรสรุปทุกประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุมว่าทุกฝ่ายเข้าใจตรงกันมั้ย และหลังจากที่ประชุมเสร็จอย่าลืมส่งอีเมลรายงานการประชุมตามหลังไปทุกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย เพราะเราหรือทีมอาจเป็นฝ่ายเข้าใจผิด วิธีนี้จะทำให้ทุกๆ คนได้ทบทวนข้อสรุปกันอีกครั้ง

VDO Conference จากสิ่งใหม่กำลังกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคต เนื่องจากการพัฒนาของเทคโนโลยีและระบบโสตทัศน์ที่สามารถรองรับการสื่อสารข้อมูลทางไกลไร้พรมแดน รวมถึงพฤติกรรมของมนุษย์ที่มีแนวโน้มเปลี่ยนแปลงไป สำหรับผู้ประกอบการหรือองค์กรใดที่มีโครงการพัฒนาห้องประชุมระบบ VDO Conference เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ควรค่าแก่การลงทุนในระยะยาว เพราะจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความทันสมัยให้กับองค์กร นอกจากนี้ยังสามารถใช้งานได้ในระยะยาวอีกด้วย