7 แนวทางการบริหารต้นทุนและรักษาคุณภาพช่วง ‘วัตถุดิบขึ้นราคา’ ให้ธุรกิจเดินหน้าต่อไปได้

การทำธุรกิจหรือประกอบกิจการทุกประเภท ผู้ประกอบการ SME ต้องรู้จักใช้กลยุทธ์มาบริหารให้ทำกำไรและสามารถขับเคลื่อนให้ธุรกิจเติบโตไปได้ในทุกสถานการณ์ แม้ในสภาวะที่เศรษฐกิจเกิดความผันผวนหรือมีการปรับขึ้นของราคาวัตถุดิบ แต่ยังคงต้องตรึงราคาและรักษามาตรฐานเพื่อไม่ให้กระทบกับลูกค้า สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นความท้าทายให้ผู้ประกอบการต้องนำกลยุทธ์การบริหารต้นทุนมาใช้เพื่อให้ธุรกิจยังคงมีกำไรและรักษาฐานลูกค้าไว้ได้เช่นเดิม ซึ่งบทความนี้ Bangkok Bank SME มีแนวทางมาฝาก หากนำไปปรับใช้กับธุรกิจของคุณได้คงดีไม่น้อย

 

การทำธุรกิจใดก็แล้วแต่ นอกเหนือจากทักษะด้านการบริหารและการทำตลาดแล้วผู้ประกอบการ SME ต้องมีความรู้ความเข้าใจในโครงสร้างต้นทุนของธุรกิจที่ตนเองทำอยู่อย่างลึกซึ้งถ่องแท้ทุกมิติ เช่น ค่าวัตถุดิบ, ค่าแรงทางอ้อม, ค่าขนส่ง, ค่าเบี้ยประกัน, ค่าเสื่อมราคา, ค่าบำรุงรักษา, ค่าไฟฟ้า, ค่าน้ำ, ค่าเชื้อเพลิง, เงินเดือนพนักงาน, ค่าโฆษณา, ค่าโทรศัพท์, เงินเดือนผู้บริหาร, เงินเดือน/สวัสดิการ, ค่าเช่าอาคาร, ราคาขาย และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ของสำนักงาน เป็นต้น

การทำธุรกิจให้มีกำไรและสามารถเติบโตได้ ต้องเข้าใจภาพรวมการเกิดต้นทุนในองค์กรด้วย เพราะการเกิดต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายในองค์กรส่วนใหญ่มีความสัมพันธ์กับกิจกรรมที่ก่อให้เกิดคุณภาพ เช่น ค่าใช้จ่ายที่เกิดจากของเสีย, เวลาที่เครื่องจักรหยุด, การแก้ไขงานบ่อยครั้ง, การตรวจสอบคุณภาพ, รอบเวลาการผลิตนาน, เวลาสูญเปล่า/เวลารอคอย, การประกันสินค้า และการเสียโอกาสการขาย เป็นต้น ซึ่งปัญหาบางอย่างอาจมองเห็นได้ชัดเจน หรือปัญหาบางอย่างอาจแอบแฝงอยู่ ‘เปรียบเทียบได้กับภูเขาน้ำแข็ง’ ดังนั้น หากพบต้นตอของปัญหาต้องรีบแก้ไขเพื่อให้ธุรกิจสามารถเดินหน้าไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มีหลายบริษัทจัดหาซัพพลายเออร์ที่มีคุณภาพได้ภายใต้ราคาที่เหมาะสม โดยมุ่งเน้นในการเลือกซัพพลายเออร์ภายในประเทศ (Local Supply Chain) เพราะไม่มีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการเพิ่มเติมจากการนำเข้า ซึ่งปัจจุบันภายในประเทศไทยยังเอื้อต่อการจับคู่ทางธุรกิจ (Business Matching) ได้อย่างง่ายดาย พร้อมทั้งผู้ประกอบการ SME ยังสามารถติดตามและตรวจสอบราคากลางได้อย่างสะดวก ช่วยให้บริหารจัดการสต็อกวัตถุดิบได้อย่างมีต่อเนื่องโดยไม่กระทบหรือมีปัญหาเรื่องการขึ้นราคาวัตถุดิบในอนาคตได้ ส่งผลให้การบริหารต้นทุนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การลดการสูญเสียของวัตถุดิบที่เสื่อมคุณภาพจากเก็บนานเกินไป สามารถทำได้โดยเปลี่ยนมาทำการผลิตอย่างต่อเนื่องจนกว่าวัตถุดิบหมด วิธีนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่เกี่ยวกับอาหารที่ต้องใช้วัตถุดิบที่เป็นของสด เช่น ผัก ผลไม้ และเนื้อสัตว์ หรือเปลี่ยนรูปแบบการสั่งซื้อวัตถุดิบโดยสั่งให้พอดีกับกำลังผลิตในแต่ละวันไม่สั่งซื้อเกิน และให้ผู้ขายมาส่งของก่อนเริ่มงานในตอนเช้า เป็นการซื้อใช้วันต่อวัน ไม่ซื้อสต็อกเก็บไว้ หรืออาจเปลี่ยนตัวพาร์ทเนอร์ผู้จำหน่ายวัตถุดิบ โดยเลือกซัพพลายเออร์ที่อยู่ในทำเลใกล้กับที่ตั้งของกิจการ ซึ่งการจัดการที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ จะช่วยลดปริมาณของวัตถุดิบคงคลัง ทำให้สามารถลดเวลาและค่าใช้จ่าย ถือเป็นการบริหารต้นทุนเรื่องวัตุดิบได้เป็นอย่างดี

ในทุกโรงงานหรือสถานประกอบการทุกแห่งเครื่องจักรโดยทั่วไปจะมีรอบระยะเวลาในการบำรุงรักษา และต้องสังเกตการทำงานของเครื่องจักรในแต่ละวันว่าเป็นปกติหรือไม่ ถ้าพบว่ามีสิ่งผิดปกติ ควรหยุดใช้งานและรีบทำการตรวจหาสาเหตุ พร้อมหาทางแก้ไข ซึ่งต้องวางแผนการบำรุงรักษาเครื่องจักรให้อยู่ในสภาพที่ดี และไม่ปล่อยให้เครื่องจักรเสีย หรือต้องหยุดซ่อมกะทันหัน เพราะจะทำให้เสียเวลาและค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น

ทั้งนี้ การบำรุงรักษาเครื่องจักรให้อยู่ในสภาพที่ดี ยังส่งผลดีตามมาอีกมากมาย เช่น ลดค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงรักษาเครื่องจักรส่งผลให้ต้นทุนต่ำลง, ผลิตสินค้าได้อย่างต่อเนื่องตามแผนการผลิตโดยไม่มีการหยุดชะงัก, การผลิตต่อเนื่องทำให้สินค้าที่ผลิตคุณภาพดีเพราะไม่มีของรอระหว่างเครื่องจักรเสีย, ส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้ตรงตามเวลาที่นัดหมาย และลดของเสียลงได้เนื่องจากเครื่องจักรอยู่ในสภาพที่ดี เป็นต้น

การตรวจสอบคุณภาพภายในองค์กรถือเป็นกระบวนการสำคัญที่จะคอยเช็กว่าสินค้าและกระบวนการทุกอย่างในองค์กรสอดคล้องถูกต้องตรงกันหรือไม่ เช่น การตรวจสอบคุณภาพของโรงงาน, การตรวจสอบกระบวนการผลิต, การตรวจสอบความปลอดภัยและสุขอนามัย เป็นต้น ยิ่งหากเป็นสินค้าหรือบริการที่มีความซับซ้อน การตรวจสอบคุณภาพภายในองค์กรยิ่งต้องเพิ่มความเข้มข้นตามไปด้วย เพราะจะทำให้สามารถพบข้อบกพร่องของธุรกิจตัวเองได้ก่อนที่สินค้าหรือบริการจะถูกส่งมอบไปถึงมือลูกค้า หรือดีกว่าต้องตามแก้ไขปัญหาทีหลัง ซึ่งสิ่งเหล้านี้ล้วนเป็นสิ่งสำคัญในการลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนของคุณภาพที่ไม่ดีได้

การสนับสนุนให้พนักงานเพิ่มทักษะความสามารถผ่านการอบรมหรือเรียนรู้เพิ่มเติม ถือเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะนำไปสู่แนวทางการลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนของคุณภาพไม่ดีได้ เพราะหากพนักงานทุกคนมีความเข้าใจในนโยบายและเป้าหมายขององค์กร พร้อมตระหนักถึงแนวทางการทำงานที่ถูกต้อง ย่อมส่งผลให้ผลิตสินค้าคุณภาพดีตามไปด้วย ทั้งนี้ หากมีวิธีการทำงานที่เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิตที่ดีกว่าเดิม พนักงานทำงานง่ายขึ้น แต่ยังสามารถรักษามาตรฐานในการผลิตสินค้าที่มีคุณภาพได้ ผู้ประกอบการ SME ควรพิจารณาและสนับสนุนแนวทางดังกล่าวเพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าไปต่อได้อย่างแข็งแกร่ง

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าแนวทางการลดต้นทุนอาจดูเป็นเรื่องง่าย แต่ในทางปฏิบัติอาจมีอุปสรรคและมีความซับซ้อนอยู่บ้างตามบริบทและวัฒนธรรมขององค์กร ดังนั้น จึงต้องอาศัยความร่วมมือร่วมใจจากทุกคนในองค์กรเพื่อฝ่าฟันความท้าทายไปสู่เป้าหมายร่วมกัน ซึ่งทั้งหมดที่ Bangkok Bank SME กล่าวมา เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น และแน่นอนว่าถ้าธุรกิจสามารถรักษามาตรฐานการทำงานให้มีคุณภาพ และมีความสม่ำเสมอ ย่อมทำให้เกิดการบริหารต้นทุนที่ดีและมีค่าใช้จ่ายต่ำลง แต่ยังคงมีสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ สามารถรักษาความพึงพอใจให้ลูกค้า ส่งผลให้ธุรกิจยังคงทำกำไรและเติบโตได้อย่างยั่งยืน (Sustainability)