Basic Step จัดการต้นทุนแบบง่ายๆ แต่ได้ผล

ทั้งจากนโยบายเปิดเสรีทางการค้า FTA และภาวะราคาน้ำมัน ต้นทุนด้านแรงงาน และกระบวนการในห่วงโซ่การผลิตที่เพิ่มสูงขึ้นตลอดเวลา ซึ่งเป็นผลให้ส่วนต่างของราคาขายและต้นทุนการผลิตที่ทำให้กำไรขั้นต้น หรือ ‘Gross profit’ หดแคบลง ด้วยเหตุนี้ กระบวนการบริหารจัดการต้นทุน จึงเป็นมีความสำคัญมาก

ผู้ประกอบการต้องมีการพิจารณาธุรกิจของตนเองและแยกแยะหาต้นทุนจริงของสินค้าและบริการแต่ละชนิดที่มีอยู่ โดยเฉพาะกลุ่มอาชีพที่ผลิตสินค้าหลากหลายคือมีสินค้าและบริการหลายประเภทที่ต้องใช้วัตถุดิบและกระบวนการผลิตร่วมกัน เพราะเพียงผลประกอบการโดยรวมทั้งปียังไม่สามารถให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและแม่นยำเพียงพอ

วิธีการบริหารต้นทุนของสินค้าและบริการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดด้วยต้นทุนที่ต่ำสุดมีหลากหลายวิธีเช่น การปรับสูตรหรือส่วนผสมในการผลิต การหาแหล่งวัตถุดิบราคาถูก การลดการสูญเสียในการผลิต การปรับปรุงประสิทธิภาพของเครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต การตัดต้นทุนส่วนที่ไม่จำเป็น

รวมทั้งในส่วนของพนักงานผลิตและพนักงานให้บริการให้มีการฝึกฝนเพิ่มพูนทักษะการปฏิบัติงานในหน้าที่ของตนมากขึ้น หรือตัดงานบางส่วนให้กับกลุ่มผู้ผลิตอื่นที่ผลิตได้ต้นทุนที่ต่ำกว่าและสามารถส่งของได้ตรงตามกำหนดและได้คุณภาพตรงตามต้องการ การปรับปรุงกระบวนการผลิตให้สั้นกระชับและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม บางครั้งต้องลงทุนในอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพสูง ที่จะช่วยประหยัดแรงงานคนและลดการสูญเสียจากการผลิตได้อีกทาง

แต่สิ่งที่ควรระวัง คือการที่มุ่งเน้นการลดต้นทุน เพื่อเพิ่มผลกำไร ต้องไม่กระทบถึงผู้บริโภคภายนอก เป็นกระบวนการที่จัดการกันเองภายในองค์กร โดยอาศัยความร่วมมือจากบุคคลทุกฝ่ายและทุกคนในองค์กร ตั้งแต่บนสุดจนถึงล่างสุด การลดต้นทุนมิใช่การลดวัสดุที่เกี่ยวข้องแต่เป็นการใช้สิ่งที่มีอยู่นั้นให้คุ้มค่าที่สุด ซึ่งมีวิธีการที่ผู้ประกอบการสามารถนำไปปรับใช้สำหรับธุรกิจได้ดังนี้

1.การควบคุมต้นทุนสินค้าให้อยู่ในเป้าหมาย โดยการตรวจสอบต้นทุนปัจจุบัน คือ การตรวจการใช้ทรัพยากรของกลุ่มว่าถูกใช้ไปอย่างเหมาะสม ประหยัดและคุ้มค่าหรือไม่ เช่น บุคลากรมีมากเกินความจำเป็น  หรือ ค่าวัตถุดิบในการผลิต ,ค่าวัสดุอุปกรณ์และค่าพลังงานเชื้อเพลิงต่างๆ และค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการและค่าใช้จ่ายทางการตลาด เมื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดแล้ว เราต้องตั้งเป้าหมายต้นทุนที่ต้องการขึ้นและควบคุมให้อยู่ในกรอบที่กำหนดไว้ และกำจัดความสิ้นเปลืองต่างๆ ในกระบวนการออกไป ซึ่งก็จะได้ข้อมูลที่เป็นต้นทุนมาตรฐานขึ้น

2.การปรับลดต้นทุนสินค้าโดยใช้รูปแบบการผลิตแบบใหม่มาปรับใช้ เช่น เครื่องจักรที่ทันสมัย หรือ วัสดุอุปกรณ์ที่มีประสิทธิภาพสูงหรือการออกแบบที่มีนวัตกรรมใหม่ที่ช่วยลดต้นทุนสินค้า แต่ตรงนี้ผู้ประกอบการต้องไม่ลืมว่า ประเด็นหลักของการปรับลดต้นทุนสินค้า และการกำหนดเป้าหมายในค่าใช้จ่ายค่าให้ต่ำกว่าต้นทุนสินค้ามาตรฐานทั่วไป ส่วนต่างที่ได้จากต้นทุนสินค้าปัจจุบันและต้นทุนสินค้าหลังปรับปรุงคือผลลัพธ์ของการปรับปรุง ซึ่งอาจจะยังไม่ใช่ตัวเลขที่คงที่ ดังนั้นต้องมีการปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา

3.ปรับลดต้นทุนสินค้าอย่างต่อเนื่อง ในการกำหนดเป้าหมายลดต้นทุนสินค้าที่ต้องการอย่างต่อเนื่อง โดยกำหนดเป้าหมายต้นทุนสินค้าเดิม เช่น ในรอบการผลิตที่ผ่านมา 6 เดือน ทุกครั้งจะต้องนำต้นทุนสินค้ามาตรฐานครั้งก่อนมาตั้งค่าครั้งใหม่เพื่อให้ได้ต้นทุนมาตรฐานที่ต่ำลง เป็นลักษณะของการทำซ้ำเพื่อให้ได้ต้นทุนคงที่ หรือ ได้ต้นทุนใหม่ที่ต่ำกว่าเดิม เพื่อให้ธุรกิจมีศักยภาพในการแข่งขันที่สูงขึ้น ผลกำไรขั้นต้นที่มากขึ้น

แนวทางการพิจารณาต้นทุนในข้างต้น แม้จะเป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการทั่วไปทราบดี ทว่า SMEs รายขนาดเล็กส่วนใหญ่มองข้าม จริงอยู่ว่า แนวทางในการลดต้นทุนที่มีทั้งเงือนไขในหลายด้าน ทั้งระยะเวลา ความถี่ กรรมวิธี รูปแบบ ตลอดจนถึงปัจจัยภายนอกอีกมาก

แต่ท้ายที่สุด ผู้ประกอบการต้องไม่ลืมว่า สภาวะตลาดในปัจจุบันราคาของสินค้าถูกกำหนดโดย ‘ราคาขายที่สามารถแข่งขันได้’ หรือ Competitive Price นั่นหมายความว่า สินค้าทั่วไป ไม่สามารถกำหนดราคาตามใจชอบได้ เงือนไขเดียวที่ผู้ประกอบการจะทราบต้นทุน และต้นทุนที่แข่งขันได้ คือ ต้องทำ 3 กระบวนการที่ระบุไว้ในข้างต้นเสียก่อน ก็เหมือนจะไปรบกับใคร ควรประเมินกำลังตัวเองก่อน ค่อยไปประเมินกำลังฝ่ายตรงข้าม ‘ก่อนจะรู้เขา ต้องรู้เราเสียก่อน’