เรื่องน่ารู้! เทคนิค BCM เพื่อรับมือความเสี่ยงช่วงโควิด-19

ปัจจุบันหลายๆ ประเทศทั่วโลกยังคงเผชิญการระบาดอย่างรุนแรงของโควิด-19 ในขณะเดียวกันแม้สถานการณ์การติดเชื้อของโควิด-19 ในประเทศไทยจะมีทิศทางที่ดีขึ้นมาก ไม่พบการระบาดภายในประเทศพบเพียงผู้ติดเชื้อรายใหม่ที่ทั้งหมดมาจากต่างประเทศเท่านั้น แต่ก็ยังไม่สามารถนิ่งนอนใจได้เพราะหลายประเทศในอาเซียนทั้ง สิงคโปร์ อินโดนีเซีย ฟิลิปปินส์ และล่าสุดเวียดนามที่กำลังเจอการระบาดหนักจนต้องมีมาตรการปิดเมืองในบ้างพื้นที่

ดังนั้นมีความเป็นไปได้ว่าการระบาดระลอกใหม่ในประเทศไทยมีโอกาสที่จะเกิดขึ้นเช่นกัน ซึ่งเรายังคงจำกันได้ว่าช่วงล็อกดาวน์ที่ผ่านมาเกิดอะไรขึ้นบ้าง ดังนั้นสำหรับผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจ โดยเฉพาะ SMEs จำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีแนวทางในการรับมือความเสี่ยงและความไม่แน่นอนที่อาจจะเกิดขึ้น ซึ่งในที่นี้เรามีความรู้ด้านการบริหารธุรกิจให้ต่อเนื่องแม้จะอยู่ในช่วงวิกฤติต่างๆ ที่เรียกว่า BCM (Business Continuity Management) หรือ การบริหารความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยภาพรวมรวมของกระบวนการ BCM ประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

1. แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (BCP) คือ เอกสารหรือพิมพ์เขียวที่รวบรวมขั้นตอนและข้อมูล ซึ่งทําให้องค์กรพร้อมที่จะนําไปใช้เมื่อเกิดอุบัติการณ์เพื่อให้สามารถดําเนินการในกิจกรรม หรือกระบวนการหลักในระดับที่กําหนดไว้  

2. แผนจัดการอุบัติการณ์ฉุกเฉิน (IMP) คือ แผนหรือแนวทางปฏิบัติที่กําหนดไว้เพื่อใช้เตรียมความพร้อมของระบบป้องกันและระงับเหตุฉุกเฉิน และผู้มีหน้าที่รับผิดชอบเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น อัคคีภัย ภัยธรรมชาติสารเคมีรั่วไหล การก่อวินาศกรรม ฯลฯ ที่อาจเป็นเหตุให้เกิดอันตรายต่อชีวิต ทรัพย์สินและสิ่งแวดล้อม

3 องค์ประกอบสำคัญที่ทำให้ BCM ประสบผลสำเร็จ

1. บุคลากร : ซึ่งต้องมีการกําหนดโครงสร้างองค์กรและบทบาทหน้าที่ของบุคลากร รวมทั้งสายบังคับบัญชาให้ชัดเจน เพื่อให้การใช้อํานาจตัดสินใจและการสื่อสารในช่วงวิกฤติมีประสิทธิภาพ รวมถึงการให้ความสำคัญกับทีมเวิร์ค เพื่อให้ทํางานเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในสภาวะวิกฤติให้ได้ รวมทั้งการกำหนดทีมสำรองหรือตัวแทนในส่วนงานสำคัญขึ้นด้วยในกรณีที่ทีม 1 เกิดผลกระทบ หรือในกรณีโควิด-19 คือทีม 1 เกิดประสบติดเชื้อโควิด-19 ซึ่งการกำหนดตัวแทนในส่วนงานจะทำให้งานไม่หยุดชะงัก

2. สถานที่และอุปกรณ์ : สถานที่ตั้งสํารอง ในกรณีวิกฤตินั้นไม่ควรอยู่ใกล้สถานที่หลัก เช่น ศูนย์บัญชาการมากเกินไป และต้องมีอุปกรณ์การสื่อสารและ IT ที่ดีเพื่อให้การเข้าถึงข้อมูลสะดวกและรวดเร็ว ขณะที่ในช่วงการระบาดของโควิด-19 รัฐบาลมีคำสั่งล็อกดาวน์ประเทศทำให้ทุกคนต่าง Work from Home ดังนั้นการเตรียมพร้อมด้านอุปกรณ์ทำงาน ช่องทางสื่อสารและการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลจึงจำเป็นมาก

3. แผน : การจัดทําแผนต้องคํานึงถึงสิ่งที่มุ่งเน้นและต้องปฏิบัติเข้าใจง่าย เช่นในกรณีที่เหตุการณ์ไม่เป็นไปตามคาดจะมีการปรับใช้แผนระยะต่อไปอย่างไร มีไทม์ไลน์ให้ประสานงานหรือกำกับดูแลในด้านไหนเป็นพิเศษ และนำทั้งหมดมาประเมินผลเพื่อวัดความเสี่ยงและทำแผนระยะต่อไป ทั้งจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีการทำ Exercising Maintaining and Reviewing หรือการทดสอบ ปรับปรุง และทบทวนแผน เป็นขั้นตอนที่สําคัญ เนื่องจากเป็นกระบวนการที่ทําให้แน่ใจได้ว่า BCM ที่ได้จัดทําขึ้นสามารถใช้ได้จริง รวมทั้งเพื่อเตรียมความพร้อม ตลอดจนตรวจสอบความสามารถของบุคลากร และประสิทธิภาพของแผนในการตอบสนองต่อวิกฤติการณ์ โดยรูปแบบการทดสอบอาจมีตั้งแต่ระดับง่ายไปหายาก

อีกประเด็นสำคัญของการทำ BCM ที่อยากเน้นย้ำ คือ ‘การสื่อสาร’ ในโลกที่ดิจิทัลมีบทบาทสำคัญในการทำงานและใช้ชีวิต การสื่อสารสามารถทำได้หลากหลายช่องทาง แต่อย่าลืมว่าการรวบรวมการสื่อสารในองค์กรให้เป็นช่องทางเดียว จะสามารถทำให้เกิดการสื่อสารที่มีผลลัพธ์ตรงตามวัตถุประสงค์

ท้ายที่สุดและเป็นงานยากสุด คือการปลูกฝัง BCM ให้เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งเป็นเรื่องที่ต้องใช้เวลาและจิตวิทยาที่จะทําให้พนักงานทุกคนได้ซึมซับและเข้าใจถึงความสําคัญของ BCM ในช่วงวิกฤติตลอดจนบทบาทหน้าที่ที่ทุกคนพึงมี เพื่อให้ธุรกิจสามารถดําเนินต่อไปได้ในยามที่เกิดเหตุวิกฤต

ผู้ประกอบการสามารถนำเทคนิคเหล่านี้ ไปปรับใช้ตามเหมาะสมให้ตรงกับโครงสร้างของธุรกิจและองค์กรได้ ที่สำคัญอย่าชะล่าใจ เพราะทุกวันนี้หลายประเทศแถบเอเชียโควิด-19 ยังระบาดอย่างรุนแรง ดังนั้นมีความเป็นไปได้สูงว่าการระบาดระลอก 2 ในไทยจะเกิดขึ้นในไม่ช้า ดังนั้นการจัดการเพื่อเตรียมความพร้อมและมีแผนรับมือที่ดีจะช่วยให้ธุรกิจสามารถฝ่าวิกฤติไปได้

สมัครสินเชื่อ >>สินเชื่อธุรกิจบัวหลวง SMEs ดีแน่นอน<< 

ธุรกิจน่าทำช่วงหลังโควิด-19 ปรับตัวให้สุดปังกับ New Normal

แบรนด์ปรับตัวอย่างไร เมื่อผู้บริโภคเปลี่ยนไปหลังโควิด-19