Brainstorm อย่างไรให้งานคืบหน้า

สำหรับการทำงานแล้ว ไม่มีอะไรจะน่าหนักใจไปมากกว่าการนั่งประชุมติดกันหลายชั่วโมง แต่ประเด็นกลับไม่เดินหน้าไปไหนสักที ด้วยกับปัจจัยอะไรหลายๆ อย่าง เช่น การระดมความคิดที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเวลาที่เสียไปนั่นหมายความว่างานที่ควรจะได้เคลียร์กลับต้องหยุดเดิน และส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ไปทั้งบริษัท

หลายๆ องค์กรมักจะเรียกประชุมโดยไร้แบบแผน และทำให้การทำงานล่าช้า ซึ่งนี่เป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่จะต้องคอยจัดระเบียบให้การระดมสมอง หรือ Brainstorm นั้นเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้เวลาน้อย และได้ผลลัพธ์มหาศาล

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

เหตุผลหลักที่ทำให้การประชุมแล้วงานไม่เดิน  

การประชุม หมายถึงการหาไอเดียใหม่ๆ จากคนหลายคน เพื่อช่วยให้เรื่องยากๆ นั้นบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น แต่หลายครั้งที่พอจับกลุ่มพูดคุยกันทีไร กลับรู้สึกยิ่งตื้อ และไม่ได้อะไรกลับมาแบบที่ควรจะเป็น ซึ่งนี่คือสาเหตุหลักที่ทำให้เกิดปัญหานี้

1.  ไม่บอกรายละเอียดก่อน

หลายๆ ออฟฟิศมักจะประชุมโดยไม่มีแบบแผน ประชุมตามใจหัวหน้า หัวหน้าว่างตอนไหนก็ประชุมตอนนั้น ซึ่งส่งผลให้ลูกน้องและคนในทีมไม่เคยรู้มาก่อนเลยว่าวันนี้จะมีประชุม จึงไม่ได้เตรียมตัวมาให้ดี และที่สำคัญ แม้แต่หัวข้อการประชุมเองก็ยังไม่ทราบ ส่งผลให้การจะระดมสมองนั้นทำได้ยาก เพราะทุกคนจะไม่ทราบรายละเอียดและต้องมาเสียเวลาอธิบายคอนเซปต์ทุกอย่างกันใหม่หมด

ดังนั้น อย่างน้อยๆ ควรที่จะแจ้งล่วงหน้า และบอกถึงเรื่องราวคร่าวๆ เพื่อที่ลูกทีมจะได้ช่วยกันคิดมาก่อนบ้าง

2.  เรียกคนเข้าไปเยอะๆ เพื่อหวังไอเดียที่ดี

ใช่ว่ายิ่งคนเยอะจะยิ่งดี เพราะสุดท้ายแล้ว ถ้าคุณหวังแค่จำนวนคน แต่กลับดึงคนที่ไม่เกี่ยวข้อง ไม่มีฐานความรู้ในเรื่องนั้นๆ เข้าไป ก็จะทำให้เขาเสียเวลาโดยเปล่าประโยชน์

โดยเฉพาะบางคนที่คุณรู้ว่าเขาไม่มีความคิดสร้างสรรค์ หรือไม่ถนัดในการนำเสนอไอเดีย ก็ไม่ควรดึงดัน เพราะจะยิ่งทำให้นำเสนอมาแต่ไอเดียที่แย่ๆ และยิ่งต้องหยุดฟัง เพื่อมาอธิบายหรือถกเถียงกับคนเหล่านี้มากเท่าไหร่ ยิ่งทำให้การประชุมยืดเยื้อ

3.  ทำทุกอย่างตามใจฉัน ไม่มีแบบแผน

สำหรับการทำงานนั้น จะมีคนอยู่ 2 ประเภท คือ คนที่ปรับตัวเข้ากับทุกสถานการณ์ได้อย่างรวดเร็วว่องไว และไหลไปตามน้ำ ออกความคิดเห็นได้ทันทีที่ขอ กับคนที่ต้องการการเตรียมตัว ถ้ามีเวลาเค้าจะแสดงศักยภาพออกมาได้เต็มที่

ถ้าคุณเชิญทุกคนเข้าไป โดยทำทุกอย่างตามใจ ไม่มีแบบแผน และหวังที่จะรับฟังไอเดียดีๆ จากคนที่มีทักษะการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแบบข้อข้างต้นนั้นเป็นสิ่งที่ผิดมาก เพราะจำนวนคนที่ทำแบบนี้ได้มีน้อยยิ่งกว่าน้อย และต่อให้พนักงานคุณจะเสนอไอเดียออกมาได้ ก็ใช่ว่านั่นจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด

ทำยังไงถึงจะ Brainstorm ได้เต็มที่ งานเดิน ใช้เวลาคุ้มค่า

1.  ประเด็นที่จะโฟกัส

ทุกอย่างที่ออกมาต้องอยู่ในขอบเขต คุณต้องชี้แจงให้ทุกคนเห็นว่า เรากำลังพูดถึงเรื่องอะไร และกำลังมองหาทางออกของปัญหาไหนอยู่

2.   รับฟังทุกความคิด

ไม่ว่าความคิดนั้นจะออกมาจากปากใครก็ตาม ให้รับฟังเอาไว้ และจดไปก่อน เพราะสุดท้ายคุณอาจจะได้รับการต่อยอดไอเดียเหล่านั้นก็ได้

3.   กระตุ้นให้ใช้ความคิดตัวเองแบบไม่ปิดกั้น

ทางที่ดีต้องบรีฟทุกคนเสมอว่า ถ้าคิดอะไรได้แม้แต่นิดเดียว ให้ทำการเสนอทันที อย่าเอาตัวเองไปยึดติดกับความคิดใคร หรือคิดว่าความคิดของคนอื่นดีกว่าตัวเอง หรือถ้าคนในออฟฟิศมีนิสัยที่ไม่กล้าแสดงออก แนะนำเป็นการเขียนไอเดียใส่กระดาษเอาไว้แล้วรวบรวมมาให้ก็ได้เช่นกัน

4.   อย่าระดมสมองทุกปัญหาในครั้งเดียว

ต้องมีคนคอยควบคุมให้พนักงานทุกคนคิดไปในทางเดียวกันว่า คุณกำลังเสนอการแก้ปัญหาเรื่องอะไร ปรึกษาหารือกันไปทีละเรื่อง หาคำตอบเรื่องนั้นให้ได้ก่อนค่อยข้ามไปประเด็นอื่น

5.  เอาความคิดที่ได้ มา Brainstorm อีกครั้ง

หลังจากคุณระดมสมองครั้งแรกไป ก็ให้นำไอเดียทั้งหมดที่ได้มาทำการต่อยอดระดมสมองดูอีกครั้งนึง ซึ่งจะทำให้เห็นภาพชัดมากขึ้นว่าจะเดินไปทิศทางไหนและโฟกัสได้ลึกขึ้น ซึ่งนี่แหละเป็นจุดเริ่มต้นที่จะทำให้คุณแก้ทุกปัญหาได้แบบที่ต้องการ

สิ่งสำคัญของการ Brainstorm คือ ต้องห้ามวิพากษ์วิจารณ์ความคิดของคนอื่น เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหน้า หรือไม่กล้าที่จะแสดงความคิดเห็นอีก ต้องให้ทุกคนเปิดกว้างอย่างอิสระ ยิ่งมีไอเดียเยอะยิ่งดี และสุดท้ายค่อยนำทั้งหมดมาพูดคุยขอความคิดเห็นในตอนท้าย ซึ่งช่วงนี้แหละที่จะคอมเมนต์ได้ว่าไอเดียใครที่เหมาะสม 

โอกาสทองสร้างทีม “ทริปท่องเที่ยวประจำปี”

สร้างสุขให้พนักงาน เท่ากับสร้างกำไรให้บริษัท