คู่มือออกแบบ BCP ฉบับเร่งรัด พยุงธุรกิจสู้ COVID-19

เมื่อสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ ‘โควิด-19’ มีความรุนแรงมากขึ้น รัฐบาลขอความร่วมมือให้ประชาชนหยุดการเคลื่อนที่ เพื่อหยุดการแพร่กระจายของโรค ส่งผลให้ภาคธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดใหญ่ในทุกกลุ่มอุตสาหกรรมของประเทศ มองหาแนวทางให้ธุรกิจของตนสามารถดำเนินการต่อไปได้ หากสถานการณ์ดำเนินไปจนถึงขั้นต้องปิดประเทศ

หลายองค์กรเริ่มให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work from Home) เพื่อให้ธุรกิจยังสามารถดำเนินต่อได้ท่ามกลางสถานการณ์การระบาด “หัวใจสำคัญ” ของการดำเนินธุรกิจในสภาวะไม่ปกติ จำเป็นต้องมีการกำหนดแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ (Business Continuity Planning-BCP) ฉบับเร่งรัด เพื่อไม่ให้ธุรกิจหยุดชะงัก

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

บริษัท บลูบิค กรุ๊ป จำกัด (Bluebik) บริษัทที่ปรึกษาด้านกลยุทธ์และการจัดการนวัตกรรมและเทคโนโลยี เสนอแผนการกำหนดความต่อเนื่องทางธุรกิจฉบับเร่งรัด ด้วย 4 ขั้นตอนง่ายๆ เรียกว่า “IDEA” โดยมีรายละเอียด ดังนี้

ขั้นตอนแรก I - Identify Key Business Function : เป็นการกำหนดหน้าที่งาน หรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ โดยระบุหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจใดที่อาจหยุดชะงัก อันเนื่องมาจากสถานการณ์การระบาดของโรค COVID-19 และจะส่งผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย รวมทั้งผลการดำเนินงานของบริษัท ในเมื่อไม่สามารถดำเนินการป้องกันในทุกๆ ส่วนขององค์กรได้อย่าง 100%  ฉะนั้นจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญกระบวนการทางธุรกิจ ที่ต้องเฝ้าระวังและหาทางรับมือกับกระบวนการที่มีความสำคัญเป็นลำดับต้นๆ ก่อน

เมื่อองค์กรกำหนดหน้าที่งานหรือกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญได้ จะสามารถพิจารณาจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นได้ อาทิ บุคลากร เครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์ต่างๆ ข้อมูลที่จำเป็น ระบบงานที่เกี่ยวข้อง หรือแม้แต่ผู้ให้บริการภายนอกที่จำเป็น ฯลฯ เพื่อให้การดำเนินธุรกิจต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด และที่สำคัญต้องหาจุด trigger ที่เหมาะสมในการเริ่มใช้แผน BCP เพราะหากเริ่มเร็วเกินไป ต้นทุนการทำงานจะสูงขึ้นเกินจำเป็น แต่ถ้าช้าไปก็อาจจะปรับตัวไม่ทันจนเกิดความเสียหายได้ ในกรณีการแพร่ระบาดของโควิด แนะนำให้ยึดประกาศจากรัฐบาลหรือจำนวนผู้ป่วยเป็นตัววัดสถานการณ์ว่าควรเริ่มใช้แผน BCP         

ขั้นตอนที่สอง D - Determine Risks & Business Impacts : คือการวิเคราะห์ความเสี่ยงและประเมินผลกระทบทางธุรกิจ ที่เห็นได้ชัดในวิกฤตการระบาดของโรค COVID-19 คือความเสี่ยงที่เกี่ยวกับมนุษย์ โดยเฉพาะบุคลากรที่รับผลกระทบโดยตรงจากวิกฤตินี้ ในสถานการณ์ปัจจุบันบุคลากรกลายเป็นหนึ่งในปัจจัยที่หลายภาคส่วนวิเคราะห์และประเมินให้มีความเสี่ยงสูง หากการระบาดไวรัสส่งผลให้เกิดการขาดแคลนบุคลากร หรือบุคลากรที่สำคัญไม่สามารถมาปฏิบัติงานในกระบวนการธุรกิจสำคัญที่ระบุไว้ตามปกติ ส่งผลให้การดำเนินงานหยุดชะงักและเกิดความไม่ต่อเนื่อง อาจนำมาซึ่งกระทบต่อชื่อเสียงความน่าเชื่อถือขององค์กร รวมถึงสูญเสียโอกาสและรายได้ และที่จะขาดไม่ได้คือกำหนดระยะเวลาเป้าหมายในการฟื้นคืนสภาพเป็นปกติ ภายในระยะเวลาที่กำหนดด้วย (Recovery Time Objective – RTO) 

ขั้นตอนที่สาม E - Establish Practical Countermeasures : จัดทำมาตรการและแนวทางการรับมือภัยคุกคามที่สามารถปฏิบัติได้จริง ขั้นตอนนี้ต้องประสานความร่วมมือทั้งหน่วยงานภายใน และหน่วยงานภายนอกองค์กรที่เกี่ยวข้อง เพื่อกำหนดมาตราการหรือวิธีสำรองในการดำเนินธุรกิจ ต้องคำนึงถึงการนำไปใช้ได้จริง มีความเหมาะสมกับธุรกิจ

จากตัวอย่างข้างต้นเกี่ยวกับความเสี่ยงและผลกระทบด้านบุคลากร ด้วยมาตรการการรับมือที่เริ่มมีการนำไปใช้อย่างแพร่หลาย ด้วยการให้บุคลากรซึ่งมีปัจจัยหลายประการที่องค์กรควรคำนึง เช่น การปฏิบัติงานที่บุคลากรนั้นๆ ว่าสามารถทำงานจากที่บ้านได้จริงหรือไม่ เครื่องมือหรือเทคโนโลยีขององค์กรสามารถรองรับได้ ข้อมูลที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงานอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่พร้อมต่อบุคลากรหรือไม่ ฉะนั้นก่อนที่องค์กรจะเริ่มมาตรการ Work from Home องค์กรควรทำการประเมินความพร้อมของปัจจัยต่างๆ ที่จะสนับสนุนการทำงานอย่างเพียงพอ

นอกจากนี้ การสื่อสารมาตรการและแนวทางการรับมือไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักและบุคลากรอย่างทั่วถึง เป็นอีกหนึ่งหัวใจหลักของขั้นตอนนี้ เพราะหากไม่ได้รับการสื่อสารที่เหมาะสมและทั่วถึงเกี่ยวกับมาตรการที่วางไว้ อาจก่อให้เกิดความวุ่นวายหรือคลื่นใต้น้ำ ที่เกิดจากความเข้าใจผิดว่าองค์กรไม่ได้เห็นค่า หรือความสำคัญของชีวิตและความปลอดภัยของพนักงาน ทำให้พนักงานอาจหมดศรัทธาในองค์กรได้จนเกิดผลเสียในระยะยาวต่อองค์กร

ขั้นตอนที่สี่ A - Assure the Efficiecy of BCP : ทดสอบและปรับปรุงแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ แม้องค์กรจะดำเนินการระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ วิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงและผลกระทบ รวมถึงกำหนดมาตรการรับมือดีอย่างไร เพราะหากเมื่อสถานการณ์เปลี่ยน ไม่มีอะไรยืนยันได้ว่าสิ่งที่ทำมาอย่างดีแล้วนั้นจะสามารถใช้ได้บนสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป การหมั่นทดสอบแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้ทุกคนมีความมั่นใจว่าแผนที่ได้มีการจัดทำนั้นจะมีประสิทธิภาพ และใช้ได้จริงหากเกิดเหตุการณ์วิกฤตขึ้น ไม่ใช่สุดท้ายแผนที่จัดทำจะเป็นเพียงเศษกระดาษที่มีไว้ให้พนักงานและผู้บริหารซับน้ำตา เพราะไม่สามารถนำพาองค์กรให้พ้นวิกฤตได้

สมัครสินเชื่อ >>สินเชื่อธุรกิจบัวหลวง SMEs ดีแน่นอน<< 

Work From Home ทำงานที่บ้านให้ได้งาน

เคล็ดลับ SMEs ใช้เทคโนโลยี “Work From Home”