เคล็ดลับ SMEs ใช้เทคโนโลยี “Work From Home”

สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยเริ่มขยายวงกว้างขึ้น ส่งผลให้มีบางจังหวัดเริ่มประกาศปิดเมือง ในขณะที่กรุงเทพมหานครเริ่มมีมาตรการ "ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง" ด้วยการปิดสถานบันเทิง ผับ บาร์ โรงภาพยนตร์ สถานศึกษา และพื้นที่เสี่ยงต่อการระบาดโควิด -19 จำนวน 14 วัน ส่งผลให้หลายองค์กรนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home-WFH) มาใช้ เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุดและสามารถดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤต

เนทติเซนท์ (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) แนะนำว่า ผู้ประกอบการควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยี และ Business Process  ภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ โดยเฉพาะด้านซอฟต์แวร์องค์กร และเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร การจัดการข้อมูลองค์กรขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ซึ่งเป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่พนักงานทุกคนมีอยู่แล้ว สอดคล้องกับที่องค์กรต้องให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน การ Work Form Home

ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme 

แนวโน้มดังกล่าวนี้ไม่ได้เป็นเพียงการรับมือผลกระทบจากโควิด -19 เท่านั้น แต่ยังถือเป็นอีกหนึ่ง Future Trend Work Lifestyle ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต จึงถือได้ว่าการปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรในครั้งนี้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัว โดยเฉพาะธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม หรือเอสเอ็มอี จำเป็นต้องเรียนรู้เทคโนโลยีอย่างน้อย 10 ข้อ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเมื่อมีการ Work Form Home ดังนี้

1. ระบบโทรศัพท์ปรับจากระบบ Analog  เป็นระบบ IP PBX (IP Phone) ที่สามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้า Office ได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ซึ่งปัจจุบันมีบริการ IP PBX บน Cloud หรือเรียกว่า Cloud PBX สามารถวางระบบได้เร็ว ลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริง เป็นต้น

2. แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์  (Online Document Software) ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet , Slide ) หรือ  Office365  ( Excel , Word , Power point )  ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน เพิ่มความเร็วในการทำงานได้

3. กำหนดแพลตฟอร์มแชทออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน  ซึ่งอาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไป สามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็น Status ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะ Chat หรือคุยงานกันและข้อมูลต่างๆ จะไม่ถูกลบ นอกเหนือไปจาก Line, WhatApp และ Facebook Messenger เป็นต้น

4. แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล  (Video Conference) ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom ในส่วนนี้หากองค์กรไหนใช้แพลตฟอร์มใดในการแชทออนไลน์อยู่แล้ว ก็แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มเดียวกันในการประชุมทางไกล เช่น หากใช้ Hangouts chat สำหรับแชทอยู่แล้วก็ให้ใช้ในการประชุมทางไกลควบคู่กันไป

5. แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งาน  ในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิเช่น One Drive, Google Drive , Dropbox , icloud , Origami E-doc , zDoc เป็นต้น

6. ระบบบริหารโครงการ  (Project management system) ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello , Basecamp และ Origami CRM  เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้

7. จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์  (HR Cloud system ) แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ HRD ซึ่งปัจจุบันตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น SuccessFactors , Happywork , onedee , Origami เป็นต้น

8. ระบบ CCTV Cloud กล้องวงจรปิดในองค์กร  ที่เก็บ Storage บน Cloud ได้เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดเตรียม CCTV ให้พร้อม

9. ระบบอนุมัติการทำงานต่างๆ  (Workflow Approval Process) เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆ โดยไม่ต้องเซ็นต์เอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ เช่น One web, K2 และ Origami ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว

10. ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice  ปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่ได้ปรับระบบ ERP ขึ้นสู่ Cloud ซึ่งอาจจะมีความยากลำบากในการที่ดูแล Server ERP ในสถานการณ์การทำงานแบบ Work from home หากองค์กรยังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบ ERP สามารถนำ Software ERP ตัวเดิมไปฝากไว้ที่ Data Center ได้ แต่หากมีโครงการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ก็อาจวางแผนเปลี่ยนเป็น Real Cloud ERP เพราะมีการวาง Data Structure , Process , และ UX/UI ที่ใช้กับ Cloud โดยเฉพาะ พร้อมทั้งการออกเอกสาร Tax Invoice ก็สามารถที่จะออกเป็น e-Tax Invoice  ได้

นอกจากนี้องค์กรจำเป็นต้องสื่อสารกับ Supplier และลูกค้า เพื่อขอความร่วมมือในการส่งเอกสารต่างๆ เป็นแบบ Digital Document แทน เช่น PDF file , E-tax Invoice  พร้อมโอนเงินผ่านทางช่องทาง Online  เพื่องดใช้เมสเซนเจอร์วางบิลรับเช็ค ช่วยป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส พร้อมทั้งกระตุ้นให้การลดใช้กระดาษ (Paperless) มากขึ้น

สมัครสินเชื่อ >>สินเชื่อธุรกิจบัวหลวง SMEs ดีแน่นอน<<  

Work From Home หนีภัยระบาด COVID-19

มาตรการรับมือ COVID-19 สำหรับสถานประกอบการ