“สิ่งแน่นอนที่สุด คือ ความไม่แน่นอน” เป็นเรื่องที่ภาคธุรกิจในปัจจุบันต่างตระหนักถึง
ดังจะเห็นได้จากปัญหาการแพร่ระบาดของ COVID-19 ที่เกิดขึ้นมาแบบไม่ทันตั้งตัว
ก็ได้สร้างผลกระทบอย่างคาดไม่ถึงให้กับภาคธุรกิจและเศรษฐกิจทั่วโลก และในอนาคตก็ไม่สามารถคาดเดาได้ว่า
จะมีเหตุการณ์ใดเกิดขึ้นมาอีกบ้าง ดังนั้นสิ่งที่ได้เห็นองค์กรธุรกิจหลายแห่งปรับตัวและมองหาวิธีการใหม่ๆ
รวมถึงเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดเพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าต่อได้อย่างราบรื่น
สำหรับองค์กรที่กำลังมองหาวิธีการทำงานและเครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสมที่สุดอยู่นั้น
LARK ได้คัดสรร 3 วิธีที่เหมาะสมกับการทำงานในยุคใหม่
ซึ่งเชื่อว่าเหมาะกับสถานการณ์ในปัจจุบันที่องค์กรธุรกิจยังต้องใช้นโยบายการทำงานทางไกล
(Remote Working) หรือทำงานจากที่บ้าน (Work from
Home) และอาจจะใช้เป็นระบบการทำงานหลักในอนาคตในยุคหลัง COVID
ประกอบด้วย
1. กฎของพาร์คินสัน (Parkinson’s Law)
2. คัมบัง บอร์ด (Kanban board)
3. การทำงานที่ยืดหยุ่น (Agile Method)
ไม่พลาดทุกข้อมูล ข่าวสารที่น่าสนใจ อย่าลืมกดไลก์ Facebook bangkokbanksme
1. กฎของพาร์คินสัน เกิดจากนักประวัติศาสตร์ชาวอังกฤษชื่อว่า
Cyril
Northcote Parkinson ที่ให้คำนิยามไว้ว่า “work expands so as to fill the time
available for its completion” งานมักจะถูกขยายออกไปตามเวลาที่กำหนด
การแปลตรงตัวอาจจะเข้าใจยาก แต่หมายถึงเมื่องานถูกกำหนดให้เสร็จไว้ 2 สัปดาห์ งานนั้นก็จะเสร็จเพียง 1-2 วันก่อนถึงวันกำหนด
ทั้งที่ในความเป็นจริงแล้วสามารถทำให้เสร็จได้เร็วกว่านั้นมาก ดังนั้น
กฎของพาร์คินสันคือการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับเวลาที่เหมาะสม
องค์กรที่ยังคงใช้นโยบายการทำงานทางไกล
อาจประสบปัญหาเรื่องการควบคุมการทำงานของพนักงานเพื่อให้ทันตามกำหนด
หากนำกฎของพาร์คินสันไปใช้ จะช่วยให้การทำงานของพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
โดยหัวใจสำคัญอยู่ที่ผู้บริหารหรือหัวหน้างานที่จะเป็นผู้กำหนดเวลาและจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม
ซึ่งก็มีอยู่หลายวิธีที่สามารถนำไปใช้ แต่ธุรกิจที่เพิ่งเริ่มใช้อาจทดลองใช้กฎนี้กับการประชุม
เช่น ตัดเวลาการประชุมลง 50%
หรือลองลดกำหนดเวลาของชิ้นงานลงจากเดิม 10 วัน
เหลือ 5 วัน หากทำสำเร็จก็ให้ลองลดลงเหลือ 2-3 วัน แต่หากไม่สำเร็จก็สามารถขยายกำหนดเวลาออกไปตามเดิมได้เช่นกัน
2. คัมบัง บอร์ด เครื่องมือควบคุมขั้นตอนหรือกระบวนการทำงานที่มาจากคัมบัง
(Kanban)
ระบบควบคุมการผลิตที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อมุ่งลดความซ้ำซ้อนและความสูญเปล่าในกระบวนการ
ซึ่งนิยมใช้กันในภาคการผลิตและไอที
แต่ปัจจุบันได้ถูกนำมาพัฒนาใช้งานกับอุตสาหกรรมอื่นๆ มากขึ้น จุดเด่นของวิธีการนี้
คือช่วยให้เจ้าของธุรกิจรู้และเข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงาน และสามารถเข้าไปแก้ไขปัญหานั้นได้ตรงจุด
ซึ่งอาจเริ่มต้นด้วยการสร้างบอร์ด คัมบัง อย่างง่ายที่มีอยู่ 3 คอลัมน์ คือ งานที่ต้องทำ (Requested) งานที่กำลังทำ
(Doing) และงานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) เพื่อให้เห็นขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจน
วิธีการนี้นอกจากจะช่วยให้เห็นข้อบกพร่องในกระบวนการทำงานชัดเจนขึ้นและเข้าไปแก้ไขได้ตรงจุดแล้ว
ยังช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของขั้นตอนการทำงาน และช่วยให้พนักงานหรือทีมงานเข้าใจในงานที่กำลังทำมากขึ้น
เมื่อทุกคนมีความเข้าใจตรงกันมากขึ้นก็จะช่วยลดเวลาการประชุม เพื่อติดตามความคืบหน้าของงานลงได้
ดังนั้นในการประชุมแต่ละครั้งจะสามารถใช้เวลาไปกับการหารือในเรื่องอื่นที่สำคัญมากว่า
มีความสร้างสรรค์และสร้างผลประโยชน์ให้กับธุรกิจเพิ่มขึ้นได้
3. การทำงานที่ยืดหยุ่น แนวคิดการทำงานยุคใหม่ที่มุ่งเน้นความคล่องแคล่วว่องไว
(Agile)
เพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนและตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ภายใต้สภาวะความไม่แน่นอน ซึ่งเกิดจากผลกระทบจากการพัฒนาทางเทคโนโลยี (Digital
Disruption) และจากการแพร่ระบาดของ COVID-19 อีกทั้งยังเหมาะสำหรับการทำงานในยุคหลัง
COVID ด้วย ซึ่งแกนหลักของ Agile คือให้ความสำคัญกับการทำงานร่วมกันและการสื่อสารกันระหว่างผู้ทำงาน
มากกว่าขั้นตอน วิธีการ หรือเครื่องมือ
ยกตัวอย่างเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้นกับฝ่ายการตลาด
โดยการทำงานแบบ Agile
ฝ่ายการตลาดจะให้ความสำคัญกับความต้องการของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์มากกว่าการเลือกใช้เครื่องมือ
เพื่อตัดสินใจว่า จะออกแคมเปญการตลาดใดออกมา และมุ่งหาสาเหตุว่าทำไมแคมเปญอื่นถึงใช้ไม่ได้ผล
อีกทั้งเมื่อเกิดเหตุการณ์เปลี่ยนแปลงใดๆ ขึ้นในตลาด อย่างเช่นเหตุการณ์โควิด
ฝ่ายการตลาดจะต้องสามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงนั้นได้แทนที่จะคงทำตามแผนเดิม
ทั้ง 3 วิธีการทำงานแนวใหม่นี้ องค์กรธุรกิจสามารถนำไปปรับใช้ได้ทันที จะเลือกใช้อย่างใดอย่างหนึ่งหรือนำไปใช้ร่วมกันก็สามารถทำได้ อาจเริ่มที่กฎของพาร์คินสันก่อน แนะนำว่า ควรแยกแยะปัญหาความล่าช้าออกมาจัดการก่อน หากสามารถเห็นปัญหาได้ชัดเจนก็จะทำให้การแก้ปัญหาทำได้ง่ายขึ้น ดังนั้นวิธีการที่จะหาได้ว่า ปัญหาอยู่ส่วนใด ให้นำ คัมบัง เข้ามาค้นหาความล่าช้าในกระบวนการทำงาน เมื่อพบแล้วก็นำกฎของพาร์คินสันเข้ามาใช้ทันที และยังสามารถพึ่งพาวิธีการแบบ Agile เข้ามาทำงานร่วมกันได้ด้วย
สมัครสินเชื่อ >>สินเชื่อธุรกิจบัวหลวง SMEs ดีแน่นอน<<
6 เทรนด์ทำงานแบบ Flexible Hour ที่นายจ้างควรรู้
Aspera คลาวด์โซลูชั่น ‘ช่วยธุรกิจ’ ปรับการทำงานสู่ New Normal
Bangkok Bank SMEเราเป็นเพื่อนคู่คิด มิตรคู่บ้าน ทุกช่วงการเติบโตของธุรกิจ
สนใจลงทุนธุรกิจสามารถปรึกษาธนาคารกรุงเทพคลิกหรือสายด่วน1333
